La incursión de las nuevas tecnologías en nuestra vida, ha sido un hecho transcendental, que ha influenciado nuestro pensamiento y comportamiento, facilitándonos el quehacer de nuestras tareas diarias, en el trabajo, el hogar, la universidad, el ocio, entre otras actividades, gracias a la explosión de información en la que nos hallamos inmersos y a la facilidad que existe para acceder a ella. Claro está, en forma paradójica, sin tocar el tema de la brecha tecnológica.
Dichas tecnologías, se han convertido en una herramienta de uso común, inherente a la vida cotidiana, ya que han logrado desaparecer los límites geográficos de los países, acortando distancias, facilitando la comunicación e intercambio de culturas y costumbres. Estamos haciendo parte de la tan llamada sociedad de la información.
Sin embargo, este fenómeno además de ser una gran contribución a la humanidad, es un gran reto para quienes nos hacemos llamar profesionales de la información, ya que nuestra función, cambio de medio, es decir pasamos de lo análogo (físico) a lo digital, donde los usuarios han dejado en un segundo plano la utilización de la unidades de información, por las comodidades que les ofrece el mundo de los unos y ceros.
Por esta razón, se evidencia que el cambio del soporte donde se plasma la información, es un hecho inevitable, al cual no nos debemos oponer. Es importante que veamos los avances de la tecnología como un beneficio, que nos facilitara y armonizara nuestro quehacer, y no verlo como un obstáculo o un dolor de cabeza que afectara nuestro desempeño laboral o profesional. Lo que si debemos tener en cuenta, para que la tecnología sea nuestra herramienta de trabajo, es que debemos darle un nuevo enfoque a nuestra formación académica y obtener las competencias que hoy día demanda el nuevo rol del profesional de la información.
Ennio Prada Madrid, señala que la ciencia documental, que tradicionalmente ha centrado sus esfuerzos al manejo de documentos en soportes impresos por medio de una típica administración de unidades de información, ha tenido que replantear su estructura de operación frente al internet y a la aplicación de nuevas tecnologías, donde tanto la información como el profesional en información y documentación adquieren valores generadores de una nueva significancia de la información y de una cambiante responsabilidad del profesional y su quehacer diario. Estos nuevos valores agregados develan un necesario y obligado compromiso frente al entorno social y las comunidades de usuarios demandantes de información[1].
Unido a lo anterior y sin dejar de lado una de nuestras funciones y en la cual se enmarca el tema del presente escrito, es velar por la perdurabilidad y continuidad de la información, sin importar en que medio o soporte se encuentre, situación que nos exige diseñar estrategias que garanticen que este objetivo se cumpla.
Anteriormente, la conservación de los documentos era una variable controlada, ya que el soporte papel lo facilitaba, pero la gran variedad de formatos de los documentos digitales, la inestabilidad de las unidades de almacenamiento y la obsolescencia tecnológica, han perturbado un poco esta tarea. Una de las soluciones a este tema, además de la expuesta anteriormente (cambio de enfoque en la formación del profesional de la información), es optar por estándares y técnicas que apunten a superar este obstáculo.
Por el lado de la variedad de formatos y la conservación de documentos digitales a largo plazo, la solución más cercana, es la utilización del formato PDF (Protable Document Format) que se ha convertido en un estándar establecido por la norma ISO 19005-1 y 2, y lSO 32000. Dicho formato ha sido creado para responder a esta necesidad, además garantiza la interoperabilidad, al ser compatible con cualquier plataforma (LINUX, UNIX, WINDOWS, MACOS, SOLARIS…)[2].
En cuanto al almacenamiento de la información, se considera a aconsejable, no elegir una sola unidad de almacenamiento, ya que podemos poner en riesgo la información y perderla. El utilizar solo esta alternativa implica, no solo conservar la unidad de almacenamiento, sino el dispositivo (hardware) que la procesa. - Y en esta parte del tema hago paréntesis, para exponer lo siguiente - Nosotros como encargados de la administración de las unidades de información, estamos destinando, espacios, recurso mobiliario, tiempo y talento humano, para conservar las unidades de almacenamiento de los documentos electrónicos (VHS, disquete, Cd, Dvd, casetes…), sin tener en cuenta los problemas de obsolescencia y compatibilidad tecnológica, y, que a los usuarios y a la organización le interesa, es consultar el contenido (la información) y no un disquete que no comunica nada. Nosotros muchas veces no conocemos el contenido de dichos soportes y pensamos que nuestra competencia es velar por que se encuentren en buenas condiciones. Debemos entender que para el usuario el documento es el contenido y esto es lo que nos debe interesar gestionar y rescatar.
Retomando el tema, antes del paréntesis, si esta técnica es utilizada, el responsable de la administración de la documentación, debe estar al tanto de los avances tecnológicos, para que gestione la migración de información. Claro está, definiendo procedimientos de control, que garanticen la integridad de la información (que no se pierda).
Se recomienda hacer este proceso con lotes de información poco voluminosos, ya que se corre el riesgo de pérdida, y es importante no migrar la información en términos de porcentajes, es decir, si por ejemplo se opta por un proceso de migración que es confiable en un 97%, se creería que es aconsejable, pero si lo llevamos a la solicitud de un usuario, donde la información que pide esta en este 3%, todo nuestro esfuerzo se desvanece.
Maria Luisa Conde Villaverde, apunta que “la migración genera una reproducción del contenido del documento, pero cambia la configuración y el formato, y, a menudo, tiene efectos secundarios en los demás componentes del documento. Por eso, la migración siempre implica un cierto grado de pérdida de información que debe ser prevista y controlada en la fase de diseño del sistema.” [3]
Otra solución para este tema, puede ser destinar un servidor con ciertas características, solo para el almacenamiento de los documentos. Esta es una técnica más estable y más fácil de administrar, aunque se tendría que adundar más en este tema.
Sin embargo es claro que este coyuntura, que estamos presenciando en este momento, es algo que no debemos descuidar y por el contrario, debe ser nuestro nuevo campo de acción, donde seamos nosotros – los profesionales de la información- los que lideremos este proceso de cambio y hallemos soluciones a estos retos.
CONCLUSIONES
Una vez expuesto el tema, queda claro que, si los bibliotecólogos y los archivistas quieren que esta situación no sea la causante de su extinción, es importante que desarrollen las habilidades que le exige el medio, para que sean competitivos y recuperen el territorio que han perdido. En otras palabras deben reevaluar sus conceptos, actualizarlos, y explotar las ventajas que la tecnología les ofrece en su campo, para que lideren este proceso de cambio de la profesión y asumir con responsabilidad el papel que desempeñan en este nuevo mundo de información.
Por otro lado, es importante que para la gestión de los documentos digitales, se utilicen estándares, que faciliten esta tarea, para que todos los profesionales de información hablen un mismo idioma.
Finalmente, sin duda alguna, el nuevo profesional de la información debe despertar el espíritu investigativo en este campo, para que pueda hallar soluciones, técnicas o modelos de administración para los documentos digitales.
BIBLIOGRAFÍA
- PRADA MADRID, Ennio. El Rol del Profesional de la Información en la Sociedad del Conocimiento [citado en línea]. http://pensardenuevo.org/el-profesional-de-la-informacion-y-su-papel-en-la-sociedad-del-conocimiento/ [citado el 16 de marzo de 2009]
- MARTÍN, Maria del Pilar. La administración electrónica y los archivos: amenazas y oportunidades para la archivística. [Toledo]: Junta de comunidades de castilla – La Mancha, 2003. 136p
- El proceso de migración[citado en línea]. http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms253052(VS.80).aspx [citado el 16 de marzo de 2009]
- Conservación de documentos electrónicos a largo plazo [citado en línea]. http://www.csi.map.es/csi/tecnimap/tecnimap_2007/Presentadas/Comunicacion_TCO-61-2007DG.pdf [citado el 16 de marzo de 2009]
- CODINA, Lluís y MONISTROL, Ricard. Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en la empresa [ citado en línea]. http://web.ebscohost.com/ehost/detail?vid=4&hid=120&sid=39a1735c-bdf0-4f19-9be6-e21b4b18a1f0%40SRCSM1&bdata=JmFtcDtsYW5nPWVzJnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d [citado el 16 de marzo de 2009]
- DOMINGUEZ, David Gómez. La gestión de documentos electrónicos: requerimientos funcionales [citado en línea]. http://web.ebscohost.com/ehost/pdf?vid=5&hid=22&sid=39a1735c-bdf0-4f19-9be6-e21b4b18a1f0%40SRCSM1 [citado el 16 de marzo de 2009]
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